SÜMERHALI SATIN ALMA YÖNETMELİĞİ

   

    Sanayi ve Ticaret Bakanlığından

    Yayımlandığı Resmi Gazete Tarihi: 05/07/2000

    Yayımlandığı Resmi Gazete No: 24100

    BİRİNCİ KISIM : Genel Hükümler

    BİRİNCİ BÖLÜM : Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Prensipler

    Amaç

    Madde 1 - Bu Yönetmeliğin amacı; Sümerhalı'da mal ve hizmet ihtiyaçlarının satın alınması işlemlerini düzenlemektir.

    Kapsam

    Madde 2 - Her türlü reklam ve tanıtma işleri ile bu konulardaki baskı ve yayın işleri, fuar, sergi işleri, oto tamiratı dahil her türlü tamir işleri, bilgisayar onarımı ve yıllık bakım sözleşmeleri, özellikleri nedeniyle yaptırılmasında yarar görülen eğitim, araştırma, etüt ve proje planlama, müşavirlik ve fason hizmetleri ile özel yönetmelikleri olan alım işleri dışında kalan satın alma işlemleri bu Yönetmelik kapsamındadır.

    Bu Yönetmelik Sümerhalı bünyesine dahil işyerlerinde uygulanır.

    Hukuki Dayanak

    Madde 3 - Bu Yönetmelik, 14/03/1998 tarihli ve 23286 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 25/02/1998 tarihli ve 98/10720 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile 16/07/1998 tarihli ve 23404 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Sümer Halıcılık ve El Sanatları Sanayi ve Ticaret A.Ş. (Sümerhalı) Ana Statüsü uyarınca hazırlanmıştır.

    Tanımlar

    Madde 4 - Bu Yönetmelikte geçen deyimlerden;

    Teşekkül: Sümer Halıcılık ve El Sanatları Sanayi ve Ticaret A.Ş.'yi (Sümerhalı),

    Genel Müdürlük: Teşekkül Genel Müdürlüğünü,

    İşyeri: Teşekkül bünyesine dahil olup, yönetim sorumluluğu Teşekküle ait bulunan birimleri (Teşekkül merkez teşkilatını, fabrikaları, işletmeleri, bölge müdürlüklerini, bölge şefliklerini ve satış mağazalarını), ifade eder.

    Prensipler

    Madde 5 - Alımlarda esas; ihtiyaçların mümkün olduğu kadar ilk elden, Yönetmelik ve ticari teamüllere uygun şekilde, piyasa hareketlerini ve fiyat dalgalanmalarını izleyerek, satıcıların pazarlama ve üretim birimleri ile devamlı temasta bulunmak suretiyle ihtiyaç konusu mal ve hizmetlerin en uygun şartlarla bir program dahilinde zamanında karşılanmasını sağlamaktır.

    Dış pazarları ve ithalat mevzuatını düzenli takip etmek, tedbirli ve dikkatli davranmak suretiyle piyasayı ihtiyaçlarımızla ilgilendirerek rekabet imkanı sağlamak, iş sahipleri ve üreticilere ticari teamüller dışında külfet yüklememek ve işlerin çabuk yürütülmesi esastır.

    İKİNCİ BÖLÜM : İhtiyaçların Temini, Alım Yetkisi ve Görevlendirme

    İhtiyaçların Topluca Temini

    Madde 6 - İhtiyaçların, yıllık planlanarak zamanında ve en uygun şartlarla satın alınması esastır.

    Bununla beraber,

    a) Mali imkanlar,

    b) Stok durumu,

    c) Mevsim ve piyasa şartları ile bunların üretim ve maliyet fiyatları üzerindeki tesirleri,

    d) Dış ülkelerle olan ticari ilişkilerimiz,

    gibi hususlar göz önünde bulundurulur.

    Bu bakımdan alım işlerinin bir alım programı yapılarak yürütülmesi, dış ülkelerden yapılacak alımların neden olacağı zaman kayıpları dikkate alınarak bu piyasalarla ilgili alım işlemlerinin zamanında başlatılması gereklidir.

    Fabrikaların/İşletmelerin Alım Yetkisi

    Madde 7 - Teşekkülün alım yetkisi, bütçe limitleri ile sınırlıdır. Genel Müdürlükçe alımların bir bölümü için fabrikaya/işletmeye yetki verilmesi suretiyle alımlar kısmen veya tamamen görevlendirilen fabrika/işletme aracılığıyla da yapılabilir.

    ÜÇÜNCÜ BÖLÜM : İç Piyasa Malzeme Sipariş Kağıdı, İhtiyaç Pusulası veya Sipariş İstek Yazısı Onaylama Yetkisi, Alım Kararları ile İlgili Organlar ve Yetki Limitleri

    İç Piyasa Malzeme Sipariş Kağıdı, İhtiyaç Pusulası veya Sipariş İstek Yazısı Onaylama

    Madde 8 - İç Piyasa Malzeme Sipariş Kağıdı, İhtiyaç Pusulası veya Sipariş İstek Yazısı onaylama yetkisi; İhtiyaç duyulan malların temini için ilgili birimlerce düzenlenerek onaya sunulan İç Piyasa Malzeme Sipariş Kağıdı, İhtiyaç Pusulası veya Sipariş İstek Yazısını, belirlenecek limitler dahilinde onaylama yetkisidir.

    Alım Kararı Yetkisi: Yetki limitleri dahilinde onaylanmış olan İç Piyasa Malzeme Sipariş Kağıdı, İhtiyaç Pusulası veya Sipariş İstek yazılarına istinaden alım organlarınca yapılan çalışmalar sonunda (piyasa araştırması, açık veya kapalı teklif, ilan vb.) temin olunan tekliflerin ihtiyaç sahibi birimlerce yapılan değerlendirme sonuçlarını (ihtiyaç duyulan malzemenin hangi firmadan ne kadar bedelle ve ne gibi şartlarla satın alınacağı) belirlenen limitler dahilinde onaylama yetkisidir.

    a) Genel Müdürlükte alım kararı vermeye yetkili organlar şunlardır:

    1) Satın alma işlemleri ile görevlendirilen Daire Başkanı,

    2) Genel Müdür Yardımcıları,

    3) Satın Alma Komisyonu,

    4) Genel Müdür,

    5) Yönetim Kurulu.

    Genel Müdürlük Satın Alma Komisyonu; Genel Müdür Yardımcısı (İdari-Mali-Pazarlama) başkanlığında ilgili birim müdürleri ile bağlı oldukları daire başkanı ve siparişi veren birim müdüründen oluşur.

    b) Fabrikalarda/İşletmelerde alım kararı vermeye yetkili organlar şunlardır:

    1) Ticaret Müdürü,

    2) Fabrika/İşletme Müdür Yardımcısı,

    3) Satın Alma Komisyonu,

    4) Fabrika/İşletme Müdürü,

    5) İşletme Komitesi.

    Fabrikaların/İşletmelerin satın alma komisyonları, fabrika/işletme müdürünün veya yerine seçeceği müdür yardımcılarından birinin başkanlığında ticaret müdürü, muhasebe müdürü ve o mala ihtiyacı olan birim müdürü veya şefinden oluşur.

    Komisyon üyelerinden herhangi birinin bulunmaması halinde o üyenin görevini yürütmeye yetkili bulunan kimse komisyona katılır.

    Fabrikaların/İşletmelerin ayrı yörede bulunan çalışma birimlerine fabrika/işletme komitelerince alım yetkisi verilebilir. Ancak; alım kararının verilebilmesi için bir alt kademe alım organının yazılı teklifte bulunması şarttır.

    Alım Kararı ile İlgili Organlar ve Yetki Limitleri

    Madde 9 - Teşekkülde İç Piyasa Malzeme Sipariş Kağıdı, İhtiyaç Pusulası ve Sipariş İstek Yazılarını onaylayacak organlar ve yetki limitleri ile alım kararı vermeye yetkili organların yetki limitlerini her yıl Yönetim Kurulu belirler.

    İKİNCİ KISIM : Yatırım Mal ve Hizmetlerinin Satın Alınması Esasları

    Sipariş İstek Yazılarının Düzenlenmesi

    Madde 10 - Sipariş istek yazılarında; alınacak malın hangi proje ile ilgili olduğunun, programdaki ödeneğinin, tahmini bedelinin belirtilmesi, nitelik ve niceliğinin yeter derecede açıklanmış olması gerekir. Sipariş istek yazıları Genel Müdür Oluru ile oluşturulan Teknik Danışma Kurulunda görüşülerek karara bağlanır. Bu yazılara dış siparişlerde Türkçe ve İngilizce yazılmış teknik şartnameler eklenerek ilgili alım organına iletilir.

    Teklif İsteme Esasları

    Madde 11 - Sipariş istek yazısı üzerine bir dosya açılır ve satın alınması gereken mal için ilgili firmalardan, teklif verme ve teklifin geçerlilik süreleri de belirtilmek suretiyle ilke olarak FOB, FOT, CIF, C+F teslim esasına göre teklif istenir.

    Teklif isteme mektubuna eklenen teknik ve/veya ticari şartnamede;

    a) Fiyatların Türkiye'ye FOB ve C+F, FOT, CIF teslim koşullarından biriyle verilmesi,

    b) Tekliflerin fiyat geçerliğinin süresi,

    c) Ödeme koşulları,

    d) Malların teslim süresi,

    e) Malların tesliminde gecikme cezası,

    f) Montaj durumu,

    g) Geçici ve kesin kabul esasları,

    h) Malzeme ve işletme güvencesi,

    ı) Tekliflerin istenen yere ulaşması gereken tarih,

    gibi hususlar belirtilir.

    Tekliflerin Açılması

    Madde 12 - Teşekkülde teklifler, sipariş isteğinde bulunan birim, Araştırma Planlama Koordinasyon Daire Başkanlığı, İşletmeler Daire Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, satın alma işlemlerinin yürütüldüğü müdürlükten katılacak birer üye ile Genel Müdürce katılması uygun görülen birim amirlerinden (müdür veya müdür yardımcılarından) oluşan Teknik Danışma Kurulunca açılarak paraf edilir. Bir protokol tutularak, opsiyonu içinde değerlendirilmek üzere sipariş isteğinde bulunan birime gönderilir.

    Sipariş isteğinde bulunan birim; teklifleri teknik ve ticari şartnamelerde belirlenen esaslara göre inceler. Tekliflerin karşılaştırmalı sonuçlarına kendi görüşlerini de ekleyerek görüşülmek üzere Teknik Danışma Kuruluna getirir.

    Kurulun sekreteryasını yürüten birim tarafından, Yönetim Kurulunca onaylanan program ve bütçe limitleri dahilinde, alınan karar ile diğer gerekli bilgi ve belgeler alım organına iletilir.

    Siparişlerin Yürürlüğe Girmesi

    Madde 13 - Değerlendirme sonucu firmalara gönderilecek sipariş mektubu veya sözleşmeler;

    a) Dış siparişlerde; peşinatlı veya akreditifli ödemelerde peşinat ve akreditifin transferi tarihinde, vesaik veya mal mukabili alımlarda sözleşmenin firma tarafından teyidi tarihinde,

    b) İç siparişlerde ise; sipariş mektubunun teyidi veya peşinatın ödendiği tarihte sipariş işlemleri, tamamlanmış olur.

    Sipariş koşullarında yapılacak değişiklikler için sipariş aşamasındaki yollar izlenir.

    Sipariş Mektuplarının Saklanması

    Madde 14 - Alımlarla ilgili her türlü evrak kilitli bir yerde saklanır. Sözleşmelerin asılları ve teminat mektupları için kıymetli evrak işlemi yapılır.

    Dış Piyasa Siparişlerine Ait Döviz Sağlanması

    Madde 15 - Dış piyasa siparişleri için gerekli olan dövizin sağlanmasında, 1567 sayılı Türk Parasının Kıymetini Koruma Hakkında Kanun ve diğer mevzuat hükümlerine göre işlem yapılır.

    Peşinat Ödenmesi

    Madde 16 - Peşinat ödenmesindeki şartlar şunlardır:

    a) Dış piyasa sipariş koşullarına göre ödenecek peşinat kadar kontrgaranti mektubu, taahhütname, beyanname ve şartlara göre diğer belgelerle yetkili bir bankaya talimat verilerek, belirtilen miktarın çift makbuz karşılığında havale edilmek suretiyle ödenmesi sağlanır.

    b) İç piyasa siparişlerine ait peşinat ödemelerinde ise; firmadan sadece ödenecek miktar tutarında muteber bir bankaca düzenlenmiş olan avans teminat mektubu istenir.

    Ödeme Talimatı

    Madde 17 - Ödeme talimatı aşağıdaki esaslar dahilinde verilir.

    a) Dış sipariş koşullarına göre, ödemenin tamamı veya bir kısmı, ithalat rejiminde öngörülen belge ve bilgilerle birlikte 1567 sayılı Türk Parasının Kıymetini Koruma Hakkında Kanunda belirtilen şekillerden biriyle yetkili bankalara talimat verilmek suretiyle yaptırılır.

    b) İç siparişlerde mal teslimleri, sipariş koşulları ile saptanan esaslara göre tanzim edilen muayene raporları ile firmaca verilmesi gereken belgeler incelendikten sonra uygunsa, ödeme birimine ödeme emri verilir.

    Gümrükleme İçin Talimat ve İlgili Yerlere Gönderme

    Madde 18 - Dış piyasa siparişlerine ait sevkiyatta, sevk edilen mallarla ilgili nakliye sigortası yaptırılıp, gönderme belgeleri incelendikten sonra uygunsa gümrükleme işlemleri yapılır. Sipariş konusu mal ithal edildikten sonra ait olduğu yere taşınması ve bu taşıma ile ilgili nakliyatın asıl poliçe hükmüne dahil olmak üzere gümrük, nakliye vb. masrafları tutarı üzerinden sigortası yapılır.

    ÜÇÜNCÜ KISIM : Alım Programlarının Düzenlenmesi, Yatırım Malı Dışındaki Mal ve Hizmet Alımları

    BİRİNCİ BÖLÜM : Alım Programı

    Alım Programı

    Madde 19 - Teşekkül alım programları bir yıllık çalışma esas ve ölçülerine göre, temini gereken her türlü ihtiyaç maddeleri toplamı ile ihtiyaca ve temin imkanlarına göre ayarlanmış en az bir emniyet stokundan (geçen seneden kalan siparişler, programda ayrıca gösterilmek kaydıyla) ve bunlarla ilgili iş ve hizmetlerin toplu bir şekilde belirlenmesinden oluşur.

    Genel olarak en çok stok miktarları, iç piyasadan alınacak mallar için 1-3 aylık, dış piyasadan temin edilecekler için 3-6 aylık ihtiyaç miktarını geçmez. Özel haller için ilgili mercilerden izin alınması gerekir.

    Fabrikaların/İşletmelerin Alım Programlarının Onaylanması

    Madde 20 - Fabrikalar/İşletmeler yıllık iş programlarında yer alacak olan alım programlarının hazırlanması sırasında, yapacakları alımların ambar gruplarına göre düzenlenecek alım programı Genel Müdürlük ilgili müdürlüklerince incelenir, onaylanır.

    Yapağı ihtiyaçlarının temini "Sümerhalı Yün, Yapağı ve Tiftik Satın Alma İzahnamesi" esaslarına göre kırkım mevsimlerine göre tertiplenir.

    İKİNCİ BÖLÜM : Alım Organlarına Verilecek İhtiyaç Pusulalarının Düzenlenmesi, Ödenek Kontrolü, Piyasa ve Firmaları Tanıma, Firmalarla Ticari İlişkilerin Kesilmesi, Dış Piyasa ve Firmaları Tanıma

    İhtiyaç Bildirimlerinin İhtiyaç Pusulaları İle Yapılması

    Madde 21 - Her alım bir ihtiyaç talebine dayanır. İhtiyaç sahibi birimler faaliyetlerinin devamı için gerekli tedbirleri zamanında alarak bu Yönetmelikte yazılı hükümler içinde, ihtiyaçlarla ilgili ihtiyaç pusulalarını zamanında ve usulüne göre hazırlanmış olarak ihtiyacın acil hale gelmesine meydan vermeden, alım organına intikal ettirir.

    Her ihtiyaç pusulasına standardizasyon esaslarına göre, gruplanmış malzeme cinslerinden yalnız bir grup kaydolunur. Cins ve mahiyeti itibariyle grupları ayrı olan malzeme bir ihtiyaç pusulasında toplanamaz ve aynı gruptan malzeme için de ayrı ayrı ihtiyaç pusulası düzenlenemez.

    İhtiyaç pusulalarının düzenlenmesinde, standardizasyon esaslarına göre her grup malzeme için ayrı listeler yapılır ve bu listelerin her grubu için ihtiyaç pusulalarının düşünceler sütununda ekli liste adetleri açıkça gösterilir ve kaç kalem olduğu belirtilir.

    İhtiyaç pusulası ve ekli listede istenen malın piyasada kolayca bulunabilmesi ve özellik itibariyle uygunluğunun sağlanabilmesi için;

    a) İhtiyaç sahibi birimce gerekli bütün açıklamaların yapılması,

    b) Teknik şartnamelerin ihtiyaç pusulası (veya ihtiyaç bildirimi) ile birlikte yollanması,

    c) Varsa muadillerinin belirtilmesi,

    d) Mal teslim temini,

    e) Yabancı ülkelerden getirilecek malın teknik terimlerinin de yabancı dille yazılması, varsa katalog, prospektüs, numune veya resim ve krokilerinin de beraber yollanması, gereklidir.

    İhtiyaç ve Ödenek Kontrolü

    Madde 22 - Teşekkül alım organları, kendilerine bildirilen ihtiyaçları işletme bütçesi ödenekleriyle kontrol ederek alım işlemlerini başlatır.

    Piyasa ve Firmaları Tanıma

    Madde 23 - Alım organları iş programlarında yazılı iş ve hizmetlerin mali ve ekonomik bakımdan en uygun şartlarla gerçekleştirilmesini teminen, bu iş ve hizmetlerin ticaretiyle uğraşan piyasa ve firmaları ayrı ayrı tanımakla görevlidirler.

    Bunu temin için her firmanın çalışma konuları esas alınarak (maddelere göre) bir firma repertuarı düzenlenir. Alım işlerinde bu repertuardan faydalanılır. Gereken hallerde sipariş verilecek firmalar hakkında bankalardan bilgi alınır. Repertuar devamlı olarak geliştirilir.

    Firmalar için bir sicil kartı tutularak önemli siparişlerde firmanın tutumu bu sicil kartında belirtilir. Bu karta imkan nispetinde alınan mal ve hizmetlerden elde edilecek neticeler yazılır.

    Firmalar ile Ticari İlişkilerin Kesilmesi

    Madde 24 - Taahhüdünü yerine getirmeyen veya geç kalmayı alışkanlık edinen, piyasa fiyat hareketlerinden kendilerine fayda sağlamak için sipariş hükümlerini yerine getirmemekte ısrar eden, alım işlerine hile karıştıran firmalarla ticari ilişki kesilir ve durum teşkilata bildirilir.

    Dış Piyasa ve Firmaları Tanıma

    Madde 25 - Alım organları, mümkün olan hallerde, teminiyle yükümlü bulunduğu malı doğrudan doğruya üretildiği yerlerden satın almak üzere işin gereğine uygun olarak;

    a) Hükümetçe akdolunan ticaret anlaşmalarını,

    b) Yabancı ülkelerin çalışma konumuzla ilgili piyasa ve firmalarını,

    c) Hükümetçe yapılan anlaşmalara göre yabancı ülkelerdeki firmalarla doğrudan doğruya ilişki kurmanın şekil ve şartlarını,

    d) En ekonomik alım şartlarının ne şekilde uygulanacağını,

    e) Çalışma konumuzla ilgili firmaların mümessil ve vekillerinin mevcut olup olmadığını, varsa kimler olduğunu, tespit eder ve devamlı olarak önemli miktarda mal aldığımız firma yetkilileri ile iyi münasebetlerin devamına çalışır.

    Gerekli hallerde Ticaret Odaları, Ticaret ve Sanayi Odaları, Ticaret Ataşelikleri ile haberleşir ve mümkün olduğu kadar doğrudan doğruya ilişki kurmaya çalışır.

    DÖRDÜNCÜ KISIM : Piyasa ve Fiyat Hareketlerinin Takibi

    BİRİNCİ BÖLÜM : İç Piyasa ve Fiyat Hareketlerinin Takibi ve Teklif İstenmesi

    Fiyat Hareketlerinin ve Kalitenin Takibi

    Madde 26 - Alım organları gerekirse üretim ve pazarlama organlarından da takviye alarak çalışma konularına giren iç piyasa konjonktürünü yakından izler. Özellikle toptan fiyatlardaki dalgalanmaların hakiki sebeplerini inceler ve fiyat hareketlerini etüt eder.

    Bu işleri yaparken teklif fiyatlarının piyasa şart ve fiyatlarına uygun olup olmadığını araştırır.

    Bunun için;

    a) Devlet yayınlarını,

    b) Ticaret Odaları, Ticaret ve Sanayi Odalarının yayınlarını,

    c) Borsa ve banka bültenlerini,

    d) Piyasa hareketlerine ait haberleri,

    yakından izleyerek alım politikasına verilecek yönü belirler.

    Ayrıca, resmi ve özel sektörün ithal ettiği, satın aldığı mal ve hizmetler Teşekkül için de gerekli ise bu mercilerin ithal ettikleri bu mal ve hizmetlerden gerek fiyat gerekse kalite yönünden sağladıkları yararları imkan ölçüsünde izleyerek, elde edilen bilgileri özel bir kayda geçirir.

    İç Piyasa Fiyatlarının İzlenmesi

    Madde 27 - İç piyasadan yapılacak alım işlerinde ilke olarak en az üç firmadan söz veya yazı ile teklif istenir.

    Ancak, alınacak madde;

    a) Borsada işlem gören mallardan ise,

    b) Üçten az firma veya yapımcı elinde bulunuyorsa,

    c) Doğrudan doğruya üretim yerlerindeki üretici veya toptancılardan alınması gerekiyorsa,

    d) Piyasadan fiyat araştırmasına, yazılı teklif istenmesine, ilan ve takibe rağmen temin edilememişse,

    e) İşletmenin bulunduğu yerde bu ihtiyaç pusulası konusu mal ile ilgili 3'ten az firma var ise ve ihtiyaç acilse, teklifler 3'ten az olabilir.

    İKİNCİ BÖLÜM : Dış Piyasa ve Fiyat Hareketlerinin İzlenmesi ve Siparişler

    Dış Piyasadan Teklif İstenmesi

    Madde 28 - Dış piyasalardan alım yapmakla görevli alım organları, ilgili üretici ve satıcı ülke piyasalarında, ham ve yardımcı maddelerin ve gerekli görecekleri işletme malzemelerinin fiyatlarını takiple görevlidir.

    Bu amaçla;

    a) Uluslararası ekonomik dergi ve bültenler,

    b) Devlet yayınları,

    c) Banka ve diğer özel kaynakların haber bültenleri,

    d) İnternet, izlenir, piyasa etütleri ve temaslar yapılır.

    Dış Piyasa Siparişleri

    Madde 29 - Dış piyasadan yapılacak alımlarda, esas itibariyle yapılacak alımla ilgili muhtelif ülkelerden en az üç firmadan teklif istenmesi esastır. Tespit edilen teklif verme müddeti içinde teklif fiyatı ve şartları uygun olmak kaydı ile yalnız bir firmaca teklif verilse dahi ihtiyaç siparişe bağlanabilir.

    Satın alınacak malın, belirli bir ülke veya belirli bir firma malı veya tekel olması yada tek bir üretici bulunması, borsada işlem gören mallardan veya üretici firma malı olması hallerinde yalnız bir tek firma ile siparişe girişilebilir.

    ÜÇÜNCÜ BÖLÜM : Alım Formalitelerine Tabi Olmayan Alımlar, Alımların Gruplandırılması, Uygulama Usulleri ve Yetki Limitleri

    Alım Formalitelerine Tabi Olmayan Alımlar

    Madde 30 - Aşağıdaki alımlar, bu Yönetmelikteki formalitelere tabi olmadan yapılır:

    a) Teşekkülün işlerinin aksamasını ve üretimin durma tehlikesi ile karşı karşıya kalmasını, bu durmanın doğuracağı zararların giderilmesinin mümkün olamayacağı durumları önlemek için yapılacak alımlar (ihtiyaç sahibi birim tarafından merkez teşkilatında Genel Müdüre, taşra teşkilatında ise fabrika/işletme müdürüne gerekçeleri yazılı olarak bildirilen mal), Genel Müdür veya fabrika/işletme müdürünün onayı üzerine alıma yetkili birimce hiçbir formaliteye ve teklif almaya gerek görülmeden bulunabildiği yerden uygun görülen bedelle bir karar alınmaksızın satın alınır. Bu gibi alımlardan doğan sorumluluk, sipariş veren birim müdürü ile bu hususu onaylayan makama aittir.

    b) Resmi daireler, kamu iktisadi teşebbüsleri bünyesinden yapılacak alımlar.

    c) Üst makamın kararıyla yetkili kılınacak bir ekip tarafından, günün piyasa durumuna göre en uygun şartlarla yapılacak günlük gıda maddeleri alımları.

    Alımların Gruplandırılması, Uygulama Usulleri ve Yetki Limitleri

    Madde 31 - Alımların gruplandırılması ve uygulanacak usuller şunlardır:

    a) Teklif mektubu göndermeksizin ve ilana çıkılmadan yapılacak alımlar:

    1) Piyasa araştırması ile yapılacak alımlar,

    2) Yazılı teklif alınarak yapılacak alımlar,

    3) Kapalı teklif alınarak yapılacak alımlar,

    4) Fabrikanın/İşletmenin faaliyetlerini kısmen veya tamamen aksatacak mahiyette vaki arızaların giderilmesi için lüzumlu ihtiyaçlara ait alımlar,

    5) Fabrikanın/İşletmenin faaliyetlerini aksatmasa dahi, üretimin azalmasına direkt veya endirekt tesiri olabilecek mahiyette bulunan ihtiyaçlara ait alımlar,

    6) Montaj Müdürlüklerinin montajla ilgili ihtiyaçlarına ait alımlar.

    b) Teklif mektubu gönderilerek yapılacak alımlar:

    1) İç ve dış piyasalardan yapılacak alımlarda ilke olarak Teşekkülce yakınen bilinen, iyi ilişkiler olan en az üç firmaya yazı, telgraf veya telefaks ile gerekli şartlar bildirilerek kapalı teklif istenir.

    2) Teşekkülce gazeteye ilan verilmek suretiyle teklif istenir.

    Bildirilen ihtiyaçlar için, Teşekkülde alımla görevli birimler kanalıyla iç veya dış piyasadan temin edilmiş bulunan tekliflerin teknik ve ticari şartnamelerde belirtilen koşullara göre değerlendirilmesi ihtiyacı bildiren birimce yapılır.

    İhtiyacı bildiren birim, fabrika/işletme birimlerinden biri ise, yetki limitlerine göre alım kararının alınmasını teminen, değerlendirme sonucunu, gerekli bilgi ve belgelerle birlikte alımla ilgili birime gönderir.

    Yukarıda sayılan alım usullerindeki yetki limitleri Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

    DÖRDÜNCÜ BÖLÜM : Dış Piyasadan Yapılacak Alım İşleri

    Dış Piyasa Alımları

    Madde 32 - Dış ülkelerden yapılacak alımlar, dış piyasadaki firmalardan doğrudan doğruya veya mümessillikleri vasıtasıyla; yazı, telgraf veya telefaksla gerekli şartlar bildirilmek suretiyle kapalı teklif temin edilerek yapılır.

    Teklif İsteme Şekli

    Madde 33 - Teklif istemek için firmalara yazılacak mektuplarda;

    a) İhtiyaç maddelerinin ismi, miktarı, uluslararası normu, diğer özellikleri,

    b) Hangi tarihe kadar teslimin istendiği,

    c) Ödeme şartları (ticaret anlaşmalarına göre) ve sevk belgelerinin nelerden oluşacağı,

    d) Fiyatın CIF, C+F, FOB ve FOT veya diğer şekillerden hangisine göre olacağı,

    e) Hangi araçla ve nereye sevk edileceği ile ambalaj şekli,

    f) Muayene ve teslim şartları, uluslararası ekspertiz organlarının kullanılıp kullanılmayacağı,

    g) Hangi tarihe kadar teklif verilebileceği,

    h) Opsiyon,

    ı) Garantiler, gibi hususlar açıkça belirtilir. Genel alım şartnamesi de bu mektuplara eklenir.

    Kontrol ve Muayene

    Madde 34 - Malın üretim ve teslimi sırasında kontrol ve muayene ettirilmesi gerekiyorsa, tanınmış milletlerarası gözetme büro veya şirketleri aracılığından yararlanılabilir.

    Tekliflerin Bağlı Olacağı Usuller

    Madde 35 - Yabancı firmalardan alınan teklif mektupları, tutanakla tespit edilerek usulüne göre açılır.

    FOB, C+F ve CIF Alımları

    Madde 36 - Yabancı firmalara verilecek siparişlerde, teslimat ilke olarak FOB teslim şekli ile yapılması esas olmakla birlikte zorunlu hallerde, C+F, CIF, FOT veya milletlerarası diğer teslim esaslarından biriyle yapılabilir. Sigortaya ilişkin işlemler "Sümerhalı Sigorta Yönetmeliği" hükümleri dahilinde yapılır.

    İlan Şekilleri

    Madde 37 - İlanlar iki şekilde yapılır:

    a) Mahalli yayın organlarıyla,

    b) Gazetelerle.

    İlanlar, mahalli gazeteler kanalıyla da yapılır. Gerekli görülürse ilan tekrarlanır ve diğer mahalli yayın organları ile de duyurulur.

    Gümrük Mevzuatı ve Tarifelerin Takibi, Alacakların İzlenmesi

    Madde 38 - Her türlü gümrükleme iş ve hizmetlerinde, tarife uygulaması yönünden 4458 sayılı Gümrük Kanununun hükümlerine göre işlem yapılması, emaneten veya transit suretiyle veya özel muafiyetlerden faydalanarak gümrüklerden geçirilmesi gereken mallar hakkında, muafiyet ve istisna hükümlerine göre işlem yapılması gereklidir.

    Gümrük formalitelerinin 4458 sayılı Gümrük Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümleri dahilinde en kısa zamanda bitirilmesi gereklidir.

    Depozito olarak ödenen veya kesin ödeme yapılmakla beraber daha sonra işlemin düzeltilmesi sonucunda doğan gümrük alacaklarının izlenmesi ve tahsil işleri Teşekkülün alım organlarınca yürütülür.

    BEŞİNCİ BÖLÜM : Siparişlerin Sonuçlandırılması, Teslim, Tesellüm, Muayene ve Reklamasyon İşleri

    Teslim Yeri ve Tesellüm

    Madde 39 - İç alımlarda teslim yeri, ihtiyaç sahibi fabrikaların/işletmelerin sipariş mektuplarında belirttikleri depo veya iş yerleridir.

    Geçici Tesellümlerin Nasıl Yapılacağı

    Madde 40 - Malların ihtiyaç sahibi fabrikalara/işletmelere gelişinde görevli memurlar tarafından geçici giriş ve tesellüm pusulası düzenlenmek suretiyle girişi yapılır.

    Geçici giriş ve tesellüm pusulasında, gelen malın parça adedi, brüt ve net ağırlığı, dış görünüşünde hasar olup olmadığı belirlenir. Hasar varsa durum bir protokolle tespit edilir.

    Reklamasyon İhbarı

    Madde 41 - Teslim yerinde yapılan muayene sonuçlarının, alıma esas olan şartlara uymaması halinde;

    a) Alıma esas olan muayene sürelerini veya genel olarak Türk Ticaret ve Borçlar Kanunlarının muayene ve tesellüm için koyduğu süreleri aşmaksızın, muayeneyi yapan birimce, mal ayıplı olduğu takdirde doğrudan doğruya satıcıya bildirilerek reklamasyon hakkı saklı tutulur,

    b) Satıcının itirazı halinde yine Türk Ticaret Kanununun genel hükümleri çerçevesinde mahalli mahkemelere başvurularak gereken kanıt tespiti ve bilirkişi muayeneleri yaptırılır,

    c) Alımla görevlendirilen birimler, aracılık ettiği alımlarda, ilgili fabrikalardan/işletmelerden gelen reklamasyon bildirimlerini derhal satıcıya iletir. Alacağı cevaba veya durumun gereğine göre malın satıcıya geri verilmesi ve teslim yerinde tekrar muayene veya tahlili üzerinde görüş birliğine vararak, durumu tesellümü ve muayeneyi yapan fabrikaya/işletmeye bildirir.

    Reklamasyonlu mal, alımı yapan organın görüşü alınmadan ilgili birimce iade edilemez.

    İhtilaflı Malların Saklanması

    Madde 42 - İhtilaf mevzuunu teşkil eden mallar, ihtilafların çözümüne kadar esas ambar kayıtlarına geçirilemeyeceği gibi, alınamaz ve kullanılamaz. Emanet suretiyle muhafaza olunur.

    Son Muayene ve Tetkikler

    Madde 43 - Satıcının itiraz ve isteği üzerine yapılacak ikinci muayene ve tahliller:

    a) 40 ıncı maddenin ikinci fıkrasında sözü edilen muayene ve tahliller,

    b) Satıcının muvafakatı ile tesellümü yapan birimin yerinde müştereken yapılacak muayene ve tahliller,

    c) Satıcının isteği halinde resmi laboratuarlarda yapılacak muayene ve tahliller, den ibarettir.

    İkinci muayene ve tahlil neticesi tarafları bağlar ve buna göre ihtilaflı mal kabul veya red olunur. İkinci muayene masrafları haksız çıkan tarafa aittir.

    ALTINCI BÖLÜM : Dış Piyasadan Alınan Malların Muayenesi ve Reklamasyonu

    Dış Piyasadan Alınacak Malların Muayenesi ve Reklamasyonu

    Madde 44 - Dış piyasadan yapılacak alımlarda ülkeye gelen mallar, mahiyetlerine göre muayeneye tabi tutularak gerekiyorsa satıcıları nezdinde reklamasyonda bulunulur.

    Sevkinden önce mahallinde ekspertizi yaptırılan mallarda, sonradan meydana gelecek değişiklikler ekspertizi yapan firmayı bağlamaz. Kontrolden sonra meydana gelecek değişiklikler sigorta konusuna girer.

    Tecrübe kaydıyla veya işletme garantisiyle yapılan alımlarda tecrübe ve işletme neticelerine göre gereken reklamasyonlar yapılır.

    BEŞİNCİ KISIM : Çeşitli Hükümler

    Ödeme

    Madde 45 - Esas itibariyle ödemeler kat'i tesellümü müteakip yapılır. Ancak, Teşekkül için ek bir menfaat sağlanması mevzubahis veya ödemelerin gecikmesi halinde tesellümdeki gecikme üretime menfi yönde tesir edecek ise, ihtiyaç sahibi fabrikanın/işletmenin görüşünü de almak suretiyle, kat'i tesellümü beklemeden gerekirse teminat mektubu karşılığı şartlı ödeme yapılabilir. Bu gibi hallerde, kat'i tesellümü yapacak birimlere, tesellüm ve muayene neticesinin hangi tarihe kadar bildirilmesinin gerektiğini, alım birimi sevk talimatında belirtir. Tesellümün geciktirilmemesi ve reklamasyonların bu tarihe kadar mutlaka bildirilmesi esastır.

    Mahsup ve Ödeme İşlemleri

    Madde 46 - Görevlendirilen alım birimi mal ve hizmet bedellerini, ilgili fabrika/işletmenin nam ve hesabına öder ve müteakiben mal ve hizmetten faydalanan fabrikaya/işletmeye mal ve hizmet bedellerini gösteren faturalara ekleyerek dekont eder.

    Fatura Tedarik Edilmeyen Hallerde Yapılacak İşlemler

    Madde 47 - Miktar azlığı, fatura ile belgelenmesi mümkün olmayan hizmetlere ait olması (hamal ve pul masrafları gibi) dolayısıyla fatura olmadan görülen iş ve hizmetlerle yapılan küçük alımlarda, alım birimleri tarafından düzenlenerek, imza olunacak hesap listeleri veya tutanaklar fatura yerine geçer.

    Alım İşlemi Yapılamayacak Olanlar

    Madde 48 - Alım işlemi yapılamayacak olanlar şunlardır:

    a) Alım kararı vermeye yetkili birimlerde görevli personelin karı, koca ve üçüncü dereceye kadar kan ve sıhri hısımlarıyla,

    b) Hangi sebeple olursa olsun Teşekküldeki görevinden ayrılan kimselerle, ayrıldıkları tarihten önceki iki yıl içinde hizmette bulundukları görev ve faaliyet alanları ile ilgili konularda üç yıl süreyle, doğrudan doğruya veya başkalarının temsilcisi olarak, hiçbir alım işlemi yapılmaz.

    Siparişi Veren Birimden Yardım İsteme

    Madde 49 - Teşekkül merkezinin alımla görevlendirdiği birim, siparişi veren ilgili birimlerden istediği yardımın mahiyetini açıklayarak uzman eleman ister veya bunların imkanlarından faydalanır. Bu şekilde yapılacak taleplere karşı ilgili birimlerin mümkün olan yardımları yapmaları gereklidir.

    Yürürlük

    Madde 50 - Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

    Yürütme

    Madde 51 - Bu Yönetmelik hükümlerini Sümerhalı Genel Müdürü yürütür.

    Mevzuat Kanunlar